Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приемка товара: зачем нужен акт расхождения и как его правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой осмотр (технический или визуальный) всегда осуществляется в составе комиссии. Коллегиальность обуславливается значимостью возможных последствий. Все члены комиссии несут ответственность за сделанные ими выводы.
Акт осмотра решает следующие задачи:
- Фиксация обнаруженных повреждений, которые можно увидеть невооруженным взглядом.
- Документальное подтверждение полной комплектации техники.
- Подтверждение того, что оборудование находится в рабочем состоянии.
- Установление соответствия приборов техническому паспорту.
- Документальное подтверждение того, что оборудование отвечает нормам пожарной и санитарной безопасности.
Осмотры могут быть как разовыми, так и регулярными. Но, в любом из этих случаев, необходимо составлять акт. Он выполняет эти функции:
- Предотвращение производственных сбоев/поломок.
- Установление того, что техника может эксплуатироваться.
Осмотр – это важнейший элемент, нужный для обеспечения безопасности. На основании акта техника вводится в эксплуатацию. Если же комиссия не может дать разрешения на использование оборудования, в акте должны содержаться основания для отказа. В частности, в документе должны содержаться эти положения:
- Степень износа.
- Обнаруженные дефекты.
- Примерная стоимость устранения обнаруженных дефектов.
- Примерные сроки ремонтных работ.
Иногда обнаруженные дефекты нельзя исправить. В этом случае, на основании акта осмотра, производится списание техники с баланса фирмы.
По общему правилу бремя по написанию документа лежит на председателе комиссии. Ответственный сотрудник должен обладать определёнными навыками работы с документацией, иметь общее представление о составлении актов. Остальные члены комиссии просто расписываются в официальной бумаге.
Следует отметить, что зачастую акт осмотра составляется в присутствии представителя второй стороны. Речь может идти о контрагенте, покупателе, представителе производственного цеха. Если официальная бумага носит не односторонний характер (выходит за рамки деятельности одного предприятия), при его составлении обязательно должен быть сторонний представитель. Он также расписывается за полноту и достоверность обозначенных сведений, объективность сделанных выводов.
Образец акта осмотра товара
Тут мы подошли к основному разделу нашей статьи — примеру.
Создание акта осмотра товара не особо сложная задача, но все же в этом документе есть некоторые особенности, на которых стоит акцентировать внимание.
Наши рекомендации и представленный ниже образец помогут вам без проблем сформировать нужный вам акт.
В самом начале документа напишите:
- его наименование;
- место и дату его составления.
После этого укажите:
- состав комиссии (должности сотрудников, их ФИО);
- информацию о присутствующих при осмотре лицах: в данном примере это покупатель товара;
- сам факт проведения осмотра изделия: приведите его идентификационные характеристики, поставьте дату приобретения, а также внесите сведения о гарантийном обслуживании (да/нет, если да, то какой период);
- найденные недостатки и постарайтесь определить виновника (по возможности).
В завершение впишите в акт варианты дальнейших действий в отношении товара.
Определение размера ущерба
В соответствии со статьёй 246 ТК РФ, сумма ущерба определяется в зависимости от фактических потерь на основании рыночной стоимости имущества. Данная сумма не должна быть ниже остаточной стоимости имущества по данным бухучета.
Для определения фактических потерь, нанесённых повреждением имущества, необходимо:
- Установить стоимость имущества до момента порчи. Речь идёт о так называемой остаточной стоимости по данным бухучета;
- Определить рыночную стоимость имущества после нанесения ущерба. Это можно сделать на основании акта независимой экспертной оценки;
- Вычислить размер фактических потерь — разница между стоимостью имущества до и после нанесения ущерба.
При составлении акта желательно включить в комиссию профессионального оценщика. Это связано с тем, что не всегда удаётся обосновать сумму к возмещению. Во избежание дальнейших споров, к документу желательно приложить документ об оценке таких повреждений, оформленный экспертом.
Объясняем, как правильно составить акт
Первый делом следует обозначить, что используемая форма утверждена соответствующим приказом руководителя (обозначаем его реквизиты). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота внутри фирмы. Затем оставляем дату и место составления официальной бумаги.
Переходя к основному блоку, ссылаемся на распоряжение директора, в соответствии с которым была сформирована комиссия, перечисляем её членов, выделяя председателя отдельно. Для каждого сотрудника обозначаем его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Если присутствуют представители второй стороны, также отмечаем их.
Следующим шагом указываем, какой именно товар подвергается осмотру, утверждаем метод проведения оценки. Далее описываем ход проведения процедуры. Если осматривается несколько товаров, имеет смысл оформить этот блок в виде таблицы.
Последний этап – заключение комиссии. Сотрудники должны прийти к общему выводу и подвести итог проделанной работе.
В каких случаях составляется рассматриваемый документ?
Процесс осмотра товара может быть необходим в различных ситуациях.
Составляйте акт осмотра в следующих случаях:
- Если у вас купили продукцию, но через некоторое время покупатель хочет вернуть покупку назад.
- Если к вам привезли товар от изготовителя либо поставщика.
- В конце производственного цикла на предприятии и так далее.
Для чего нужен акт осмотра товара?
- Акт осмотра товара фиксирует состояние, качество и другие характеристики товарно-материальных ценностей на момент осмотра.
- Для бухгалтерии этот документ – основание, благодаря которому в будущем может осуществляться списание товара. Либо наоборот, он может быть принят к учету, в зависимости от итогов обследования.
- Этот акт может понадобиться для сверки с другими бумагами организации.
Правила составления акта расхождения
Акт расхождения оформляют по ф. ТОРГ-2 (для отечественных товаров) или ТОРГ-3 (если выявлены несоответствия во время приемки продукции иностранного происхождения). Это рекомендованная унифицированная форма первичного документа, но она необязательна к применению. Руководитель предприятия вправе разработать свой бланк. Акт расхождения можно заполнить вручную (шариковой ручкой) либо на компьютере (распечатывают после внесения данных в электронную форму документа). Нужное количество экземпляров:
- по ф. ТОРГ-2 — четыре;
- по ф. ТОРГ-3 — пять.
При обнаружении несоответствий сотрудник, осуществляющий приемку товара, приостанавливает отгрузку и извещает об ошибке поставщика или экспедитора. Акт расхождения составляют члены комиссии и специалист организации, на которую возложена ответственность по проведению экспертизы. Обязательно присутствие представителей с обеих сторон.
Отличия актов расхождения по ф. ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Если расхождения обнаружены при приемке товара отечественного производителя, составляют акт по форме ТОРГ-2. Когда несоответствия обнаружены при доставке продукции иностранного происхождения, оформляют документ по ф. ТОРГ-3. В отличие от акта по первой форме, он состоит из трех страниц:
- Титульного листа. Там, как и в случае с товарами отечественного производства, отражены реквизиты компании.
- На второй странице — таблица с данными о продукции: наименование, количество, код по ОКЕИ и т. д. Указывают сведения, которые числятся в сопроводительных документах и фактические (после проверки во время приемки). Вносится информация о браке и бое (если есть), расхождениях (излишек или недостача).
- Третья страница заполняется, если не требуется экспертиза. Там содержится заключение комиссии о причинах обнаруженных расхождений.
Документ подписывают председатель и члены комиссии (с указанием должностей), компетентный представитель незаинтересованной компании (торгового отдела).
По правилам запрещено, чтобы проверку товара проводил один человек. Поясняется, маловероятно что он сумеет в полной объёме оценить состояние груза. Также это помогает избежать человеческого фактора.
Непосредственно из-за этого для проверки создаётся специальная комиссия, лица которой будут анализировать друг друга. Любой член проверяющей комиссии обязан быть компетентным в представленной сфере. Тут ответственных подбирает начальство организации.
Комиссия должна состоять как минимум из 2-х участников. При пожелании руководитель организации сможет назначить и наиболее расширенный состав. Для максимально объективной проверки, предпочтительнее, чтобы участники комиссии были сотрудниками различных подразделений.
Однозначно, навык, образование и квалификация должны дозволять грамотно установить состояние продукции. Лишь так возможно сделать правильные выводы. Однако, директор организации вправе привлечь к данному мероприятию посторонних экспертов. Зачастую в этом появляется необходимость, если в организации нет специалистов требуемого уровня.
Как составить акт о недостаче товара при приемке
Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по форме, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.
Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие обязательные графы он должен в себя включать:
- дата составления акта, место составления;
- члены комиссии, выявившие недостачу;
- товар, который подлежал проверке;
- сведения о перевозчике;
- информация о ТС, наличии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
- условия хранения;
- недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
- стоимость (в том числе НДС).
После в акте можно указать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в которой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:
- наименование товара;
- наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
- количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
- количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
- брак и бой (при наличии);
- отклонение (недостача, излишки).
Под таблицей может быть указано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.
Основные задачи комиссии
В первую очередь, все члены комиссии – должны понимать цель её создания. В большинстве случаев, целью является визуальный осмотр товара, направленный на выявление механических повреждений и других дефектов.
Кроме того, в обязанности каждого участника входит участие в процессе оформления акта осмотра, в графы которого вносятся данные о товаре на разных этапах проверки. Также, в конце осмотра — члены комиссии должны суммировать данные и установить выводы, которые могут выглядеть следующим образом:
- При выявлении брака, дефекта или же других несоответствий заявленным характеристикам товара – в акте нужно описать это, установив виновного. В том случае, если члены комиссии приходят к выводу, что наличие дефектов вина производителя – товар возвращается ему в полном объёме.
- Товар соответствует указанным в основном договоре стандартам и нормам качества. После установления этого в документе – стороны могут приступать к приёму-передаче денег и товара.
- Иногда случается так, что у членов комиссии остаются вопросы и беглого осмотра – не достаточно для определения качества. В данной ситуации члены комиссии отмечают в акте, что для определения исправности товара – нужно вскрыть упаковку.
Акт выполненных работ (оказанных услуг)
Деловая бумага заключается между юридическими и физическими лицами на основании проведения работ или оказания услуг. Она подтверждает их приём заказчиком и служит основанием для оплаты.
Материал должен быть оформлен на определённом бланке и соответствовать требованиям ст. №402 ФЗ РФ, которых немного. Оформить деловую бумагу несложно. Как правильно составлять «Акт выполненных работ (оказанных услуг)»? В материалах должны присутствовать реквизиты:
- название организации;
- точное наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- реквизиты заказчиков и исполнителей;
- точное описание работ, услуг с указанием их стоимости;
- перечисление всех присутствующих лиц с указанием необходимых реквизитов;
- печати, подписи всех вышеуказанных лиц, расшифровка подписей, указание персональных данных, что требуется для идентификации личности.
Когда и зачем нужен акт осмотра квартиры
При помощи акта стороны документально фиксируют состояние недвижимости. Условно акт осмотра можно разделить на два вида:
- Обязательный: в этом случае без осмотра никак нельзя обойтись. Как правило, такие ситуации возникают при проведении расследований, следственных или судебных проверок.
- Необязательный: когда граждане или организации передают квартиру из рук в руки, например, при продаже, аренде или дарении, оформление акта является желательным. Но обязательным назвать его нельзя, ведь закон разрешает обойтись без этого документа.
Хотя практика показывает, в последнее время даже физлица стараются должным образом оформить такой документ. Ведь именно этот акт будет рассматриваться в первую очередь, если между сторонами возникнут какие-то разногласия.
Например, если речь идет о продаже квартиры, ее осмотр в интересах всех заинтересованных сторон:
- Продавцу квартиры акт осмотра необходим для того, чтобы у него на руках было документальное подтверждение данного факта. Также, учитывая собранные акты, продавец может принять решение об изменениях условий продажи. Если покупатель согласится поставить подпись на акте осмотра, это будет говорить о том, что его полностью устраивает состояние жилища. Соответственно, если покупатель после сделки пожелает предъявить какие-то претензии, этот акт будет весомым аргументом в пользу продавца.
- Риэлтору, если продавец прибегал к его услугам. На основании этого документа он отчитывается перед продавцом, так как здесь должно быть указано время и дата осмотра. Также отмечается информация о покупателе. При помощи этого акта риэлтор сможет доказать, что именно он нашел покупателей.
- Покупателю акт осмотра практически не нужен. Хотя можно столкнуться с ситуацией, когда у правоохранительных органов появляются вопросы. Например, если данная квартира была ограблена, покупатель будет иметь на руках документальное подтверждение причины, по которой он здесь находился.
- Арендатору этот документ понадобится в том случае, когда он будет возвращать квартиру собственнику. Акт станет подтверждением того, что техническое состояние помещения не изменилось.
- Арендодателю, когда он сдает недвижимость. Через определенный срок он сможет проверить, не ухудшилось ли состояние квартиры. Если оно изменилось в худшую сторону, собственник может потребовать от арендатора возмещение ущерба.
Акт замера температуры в квартире и помещении – образец 2023 года
Для соблюдения этого условия в холодное время года жилые помещения в многоквартирных домах отапливаются с помощью централизованной отопительной системы.
Подача тела производится на основании договора, который заключается потребителем напрямую с теплоснабжающей компанией или через Управляющую Компанию, ЖСК, ТСЖ. Согласно договора исполнитель должен обеспечивать температуру, установленную законодательными нормами, в таком случае он получает оплату за услугу по тарифу.
Нормы температуры практически одинаковы для всех регионов, устанавливаются и максимально допустимые отклонения в дневное и ночное время. Если замер воздуха в жилом помещении покажет более значительные отклонения, потребитель имеет право на перерасчет. Теплоснабжающая компания может быть наказана за ненадлежащие выполнение своих обязанностей и условий договора.
ВАЖНО! Чтобы подать заявление на перерасчет, следует обязательно составить акт замера температуры в квартире, образец которого должен быть в каждой Управляющей и теплоснабжающей компании.
Особенности составления
Для заполнения используется стандартная форма по образцу. В ней записываются следующие сведения:
- дата осуществления осмотра;
- полный перечень членов комиссии, которые производили осмотр, с указанием инициалов и должностей;
- дата и номер указа для создания комиссии;
- период, в течение которого комиссия должна выполнить осмотр;
- в тексте нужно уточнить детального типа параметры объекта, которые помогут провести обоснованную оценку его состояния.
Для этого в документе заполняется табличка стандартной формы со сведениями:
- название и точное расположение сооружения или его отдельной части;
- полное описание замеченных дефектов;
- работы, требуемые для устранения проблем;
- рекомендуемого типа сроки для осуществления работ по ремонту и восстановлению.
В итоге, документ подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководством предприятия.