Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные в 2023 году: что нужно знать бухгалтеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Какие же нормы обусловливают деление суточных, имеющих место при командировках, на освобождаемые от начисления взносов на них и на образующие базу для начисления страховых взносов на суточные в 2018 году?
Начисление командировочных (суточных) сверх норм
Пример
Сотрудник ООО Конфетпром Базин А.В. находился в командировке на территории РФ с 19.09.2022 по 23.09.2022. Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден сразу после его возвращения из командировки, т.е. в сентябре 2020 г. В соответствии с распоряжением руководителя организации за 5 дней командировки ему выплачены суточные в размере 5 000 руб (1000 р/день). В локальном нормативном акте организации установлено, что за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ выплачиваются суточные в размере 700 руб. Дневное превышение составляет 300 р., доход в с превышения установленных норм составляет 5*300=1500 руб.
Как рассчитываются суточные. Норма суточных выплат по закону
Согласно закону, суточные устанавливаются непосредственно работодателем – при этом рекомендуется учитывать индивидуальные требования работников по установлению больших сумм, если на таковые имеются существенные основания. Обратимся к следующей таблице и рассмотрим норму суточных, установленную законодательством:
| Сумма суточных выплат (норма) | Место командировки |
| 700 рублей | Территория РФ |
| 2500 рублей | Заграничная территория |
Соответственно, если, например, ежесуточная выплата на территории РФ составит 1000 рублей, то она будет облагаться налогом. Это происходит по той причине, что большая сумма уже считается частью дохода сотрудника (либо частью его заработной платы), поэтому и облагается установленным налогом в 13%.
Как правило, сумма налогового сбора должна удерживаться непосредственно предприятием: то есть, сотрудник получает сумму с удержанным сбором, а предприятие как налоговый агент перечисляет изъятую сумму в соответствующий фонд или бюджет.
Суточные облагаются страховыми взносами?
Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2021 году.
Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.
Обращаем внимание, что при однодневных командировках с суточных страховые взносы нужно начислить со всей суммы. Это связано с тем, что выплаты при однодневных командировках не могут быть признаны суточными, а потому от обложения взносами они не освобождаются (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).
Хотя если такие выплаты при однодневных командировках оформить не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с командировкой, облагаться взносами они не будут. Но понесенные расходы нужно будет подтвердить первичными документами.
Говоря о страховых взносах, мы имеем в виду взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, уплачиваемые в соответствии с требованиями НК РФ.
Что же касается страховых взносов на травматизм, то суточные не облагаются ими полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных порог 700 рублей или 2 500 рублей (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России?
Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.
Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:
- расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- расходы на наем жилого помещения;
- суточные или полевое довольствие;
- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.
Дополнительные услуги в поезде
Стоимость проезда к месту командировки и обратно может включать стоимость сервисного обслуживания. Например, при приобретении билета в вагон повышенной комфортности в поездах дальнего следования (п. 33 Правил оказания услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111).
Состав комплекса услуг определяется перевозчиком. В каждом поезде с учетом графика движения и продолжительности нахождения пассажиров в пути следования он может различаться. К числу платных услуг относятся: предоставление гарантированного питания, печатной продукции, наборов предметов санитарно-гигиенического назначения (приказ Минтранса от 09.07.2007 № 89).
Компенсация стоимости платных сервисных услуг, включенных в стоимость билета, в базу по взносам не включается, так как стоимость таких услуг формирует единую стоимость проезда в поезде (письмо Минфина от 07.08.2017 № 03-04-06/50386).
Командировочные расходы в 2019 году
Руководитель может направить работника в служебную поездку на определенный срок для выполнения важных для компании поручений. За дни командировки сотруднику выплачивается средний заработок, и компенсируются командировочные издержки. Согласно Трудовому Кодексу (ч. 1 ст. 168) к командировочным расходам, которые подлежат возмещению, относятся:
- суточные,
- оплата дороги,
- оплата жилья,
- другие траты, совершенные работником с согласия нанимателя.
Для зарубежной командировки список дополнен:
- оформление загранпаспорта,
- визовые и аэродромные сборы,
- сборы за транзит автомобиля,
- медстраховка,
- другие обязательные сборы и платежи.
Затраты на служебные поездки можно учитывать в целях налогообложения: они влияют на расчет базы налога на прибыль, НДФЛ, страховые взносы и т.д.
Налогообложение суточных сверх нормы
В 2021 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.
Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.
Для отображения величины командировочных сверх нормы в форме 6-НДФЛ нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.
Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки.
Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца.
Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.
Суточными законодательство называет расходы направленных в командировку сотрудников, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Размер суточных в коммерческих компаниях закрепляется во внутренних локальных актах. Страховыми взносами не облагаются суточные в размере 700 руб./сут. при командировках по России и 2 500 руб. /сут. при загранкомандировках (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Всё, что выплачено сверх указанных лимитов, облагается страховыми взносами. Это правило не затрагивает только взносы на травматизм. Ими не облагаются суточные в том размере, который работодатель прописал в локальном акте.
Покажем на примере, как начислить страховые взносы на командировочные сверх нормы в 2020 году:
Сотрудникам ООО «Транспортная логистика» выплачивают суточные по отечественным командировкам в размере 1 350 руб./сут. Эта сумма закреплена в коллективном договоре.
В марте 2020 года менеджер Ильин А. А. находился в служебной командировке в Калуге 5 дней. Ему выплатили суточные в размере 6 750 руб. (5 сут. × 1 350 руб./сут.).
При этом суточные в целях исчисления взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование бухгалтер поделил на две части:
- не облагаемые взносами в размере 3 500 руб. (5 сут. × 700 руб./сут.);
- облагаемые взносами 3 250 руб. (6 750 руб. ─ 3 500 руб.) или (5 сут. × (1 350 руб./сут. ─ 700 руб./сут.)).
НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году
Командировочные расходы, понесенные при осуществлении обычной деятельности организации, признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в учете на дату утверждения авансового отчета работника. До этого момента суточные, выданные авансом, отражаются как дебиторская задолженность работника (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, далее — ПБУ 10/99).
По общему правилу аванс, выданный в иностранной валюте, пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату выдачи. В дальнейшем задолженность работника по подотчетной сумме в связи с изменением курса евро не пересчитывается. Соответственно расход в виде суточных признается в той же сумме (п. п. 4, 5, 6, 9, 10 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденного приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154).
Пример
. Учет суточных в иностранной валюте.
Работник управленческого аппарата получил суточные на четыре дня загранкомандировки в общей сумме 400 долларов США. Курс Банка России составил (условно):
- на дату выдачи валюты работнику — 58 руб./долл. США;
- на последний день месяца утверждения авансового отчета — 59 руб./долл. США.
Рублевая сумма суточных для целей удержания НДФЛ составляет 23 600 рублей (100 долл. США х 4 дн. х 59 руб.). Не облагаются НДФЛ суточные в сумме 10 000 рублей (2500 руб. х 4 дн.), облагаются НДФЛ – в сумме 13 600 рублей (23 600 руб. – 10 000 руб.), а налог составляет 1768 руб. (13 600 руб. х 13%).
Учитываем сверхлимитные суточные в программе «1с»
Уважаемые читатели! Продолжаем разговор о том, как реализовать в программах «1С» особенности начисления и выплаты различных сумм. На этот раз речь пойдет об удержании НДФЛ с сумм сверхлимитных суточных.
Бухгалтер использует в работе две программы — «1С: Зарплата и Управление персоналом» (релиз 8.2) и «1С: Бухгалтерия» (релиз 8.2).
При выгрузке данных из программы «1С: Зарплата и Управление персоналом» в программу «1С: Бухгалтерия» в программе «1С: Бухгалтерия» происходит задвоение суммы суточных, выплаченных сверх лимита.
Кроме того, названная сумма причитается сотруднику к выплате на руки, хотя суточные он уже получал.
22 мая Комаров В.С. получил на корпоративную карту денежные средства в размере 10 000 руб. на командировку в Новосибирск на 3 дня. В тот же день из кассы ему выданы два авиабилета на общую сумму 19 510 руб. на проезд к месту командировки и обратно.
28 мая работник представил авансовый отчет, к которому приложил:
- авиабилет (перелет Москва-Новосибирск) от 23.05.2018 на сумму 8 875 руб. (в т. ч. НДС 20 %, НДС 10 %);
- авиабилет (перелет Новосибирск-Москва) от 25.05.2018 на сумму 10 635 руб. (в т. ч. НДС 20 %, НДС 10 %);
- БСО за проживание в гостинице на сумму 4 130 руб. (в т. ч. НДС 20 %).
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 1 500 руб./сут.— 4 500 руб. на 3 дня.
Неиспользованные денежные средства работник возвратил в кассу.
Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF
| Дата | Дебет | Кредит | Сумма БУ | Сумма НУ | Наименование операции | Документы (отчеты) в 1С | |
| Дт | Кт | ||||||
| Перечисление на корпоративную карту | |||||||
| 22 мая | 55.04 | 51 | 10 000 | Перечисление на корпоративную карту | Списание с расчетного счета — Перевод на другой счет организации | ||
| Снятие денежных средств с корпоративной карты подотчетным лицом | |||||||
| 22 мая | 71.01 | 55.04 | 10 000 | 10 000 | Выдача подотчетному лицу | Списание с расчетного счета -Перечисление подотчетному лицу | |
| Выдача авиабилетов подотчетному лицу | |||||||
| 22 мая | 71.01 | 50.03 | 19 510 | 19 510 | Выдача денежных документов подотчетному лицу | Выдача денежных документов — Выдача подотчетному лицу | |
| Авансовый отчет сотрудника о командировке | |||||||
| 28 мая | 26 | 71.01 | 25 713,56 | 25 713,56 | 25 713,56 | Принятие к учету командировочных расходов | Авансовый отчет — вкладка Прочее |
| 19.04 | 71.01 | 2 426,44 | 2 489,99 | Принятие к учету НДС | |||
| Регистрация авиабилетов, БСО поставщика | |||||||
| 28 мая | — | — | 23 640 | Регистрация БСО поставщика | Счет-фактура (бланк строгой отчетности) | ||
| 68.02 | 19.04 | 2 489,99 | Принятие НДС к вычету | ||||
| — | — | 2 489,99 | Отражение вычета НДС в Книге покупок | Отчет Книга покупок | |||
| Возврат неиспользованных подотчетных средств | |||||||
| 28 мая | 50.01 | 71.01 | 1 370 | 1 370 | Возврат подотчетных средств | Поступление наличных — Возврат от подотчетного лица | |
| Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных | |||||||
| 31 мая | 70 | 68.01 | 312 | 312 | Удержание НДФЛ | Начисление зарплаты | |
| 26 | 69.01 | 69,60 | 69,60 | Начисление ФСС | |||
| 26 | 69.03.1 | 122,40 | 122,40 | Начисление ФФОМС | |||
| 26 | 69.02.7 | 528 | 528 | Начисление ПФР |
Сроки уплаты НДФЛ в 2023 году: таблица
Далее приводим таблицу с новыми сроками уплаты НДФЛ в 2023 году юридическими лицами и ИП:
| Когда удержали НДФЛ | Крайний срок уплаты с учетом переноса |
| С 1 по 22 января | 30 января |
| С 23 января по 22 февраля | 28 февраля |
| С 23 февраля по 22 марта | 28 марта |
| С 23 марта по 22 апреля | 28 апреля |
| С 23 апреля по 22 мая | 29 мая |
| С 23 мая по 22 июня | 28 июня |
| С 23 июня по 22 июля | 28 июля |
| С 23 июля по 22 августа | 28 августа |
| С 23 августа по 22 сентября | 28 сентября |
| С 23 сентября по 22 октября | 30 октября |
| С 23 октября по 22 ноября | 28 ноября |
| С 23 ноября по 22 декабря | 28 декабря |
| С 23 декабря по 31 декабря | 29 декабря, последний рабочий день года |
Порядок отображения сверхлимитных командировочных трат в 6-НДФЛ
С целью отображения сверхлимитных сумм оформляется раздел 2 6-НДФЛ. Здесь конкретизируются даты и суммы доходов, НДФЛ. Раздел включает 5 строк.
| Ключевые позиции раздела 2 построчно | Детализация раздела 2 (что включает?) |
| Стр. «100» (Датировка действительного получения дохода) | Имеется в виду доход, размер которого отображается по позиции «130»;
пишется последнее число месяца (ст. 223 НК РФ); пособие по болезни и отпускные фиксируются на действительную дату их получения |
| Стр. «110» (Датировка удержанного НДФЛ) | Удержание подоходного налога осуществляется на день получения действительного дохода (отображенного по позиции «130»), именно с него исчисляется налог |
| Стр. «120» (Датировка перечисления дохода) | На срок влияет вид дохода: до завершения месяца оформляются пособия по болезни и отпускные; в отдельных случаях сведения отражают на следующий день после получения денег. Обычно сюда записывается дата, не позже которой отчисляют НДФЛ |
| Стр. «130» (Величина дохода, который получен) | Сюда записывают:
точный размер суммированного действительного дохода без вычета удерживаемого налога; сумму сверхнормативных командировочных |
| Стр. «140» (Величина удержанного НДФЛ) | Суммированный НДФЛ, который был удержан на дату, записанную в позиции «110» |