Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как можно восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].
Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).
Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.
В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч.
об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].
Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?
С 2021 года при приеме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится. А как быть в ситуации, если новичок утверждает, что ранее работал, но трудовую книжку потерял? Как в этой ситуации поступить работодателю, чтобы не нарушить законодательство и права работника?
Кому с 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются
Введение электронных трудовых книжек (далее также ЭТК) для большого количества работников практически прошло незамеченным.
Если у работника уже оформлена бумажная трудовая книжка, у него имеется право выбора: продолжить ее применять или отказаться от бумажного документа и перейти на электронный формат.
И надо отметить, что подавляющее большинство работников решило сохранить бумажные трудовые книжки.
Вместе с тем, если работник в 2021 году только начинает свою трудовую деятельность, то есть до этого он не работал, бумажную трудовую книжку работодатель ему не оформляет (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.
2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).
В отношении таких работников сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
Работодатель информирует Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД о кадровых процедурах, производимых в отношении таких работников (прием, перевод, увольнение и т. д.).
Также работодатель не вправе оформить бумажную трудовую книжку работнику, который ранее отказался от этого документа и написал заявление о переходе на ЭТК.
При этом, не имеет значения отказался работник от бумажной трудовой книжки на действующем месте работы или на прежнем месте.
Иными словами, если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК, впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена бумажная трудовая книжка.
- Как действовать работодателю, если новый работник заявляет об утере трудовой книжки
- В том случае, если к вам поступает на работу новый сотрудник, который заявляет о том, что он ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку и просит оформить новую, его просьбу следует удовлетворить и завести новую трудовую книжку на бумаге.
- В качестве обоснования данных действий учитывайте следующие обстоятельства:
-
Законом № 439-ФЗ предусмотрено, что бумажная трудовая книжка не оформляется только тем работникам, которые только начинают трудовую деятельность и ранее не трудились.
-
В силу ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у новичка бумажной трудовой книжки по причине ее утраты или повреждения, работник может обратиться с заявлением к новому работодателю с просьбой оформить новый документ, а работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
Через пенсионный фонд сотрудник может восстановить информацию о выплате пенсионных взносов и подтвердить свой стаж. В Пенсионном фонде хранится информация о местах работы сотрудника, датах работы в том или ином месте и суммах уплаченных пенсионных взносов. В настоящее время работодатели сдают персонифицированные отчеты по каждому из сотрудников. Это значит, у любого застрахованного лица имеется собственный лицевой счет с присвоением уникального страхового номера (СНИЛС). СНИЛС расшифровывается как страховой номер индивидуального лицевого счета. В лицевом счете отражается суммы пенсионных взносов, периоды занятости, места работы. Но эта информация может быть неполной, если работодатель не перечислял пенсионные взносы за работника, проще говоря, сотрудник, работал неофициально. В таком случае данных о работе сотрудника в данной организации в Пенсионном фонде не будет и соответственно взять ее будет неоткуда. Если необходима информация о должности, дате приема увольнения на работу, переводах, награждениях и прочее, то такой информации в базе пенсионного фонда нет. Поэтому подтвердить эти сведения он никак не может.
Если работник начал свою трудовую деятельность только после 2002 года (с этого года граждан стали регистрировать в качестве застрахованных лиц в системе ОПС), тогда он сможет восстановить данные о стаже работе, если до этого срока, то нет. Процедура получения данных в Пенсионном фонде никак не регламентирована законодательством, поэтому нет и сроков предоставления ответа. Но по общему правилу на любой запрос в письменном в виде в Пенсионный фонд должен быть предоставлен ответ в течении 10 дней.
Заявителю будет выдана справка с указанием места работы и стажа по каждому месту работы. Справка выдается бесплатно. Если Пенсионный фонд будет отказываться предоставлять необходимые сведения, можно сослаться на Постановление Правительства РФ №1015 от 02.10.2014, где сказано, что Пенсионный фонд не вправе отказать в подтверждении рабочего стажа при начислении пенсий.
Для получения информации из Пенсионного фонда необходимо представить:
- СНИЛС;
- справки о доходах;
- трудовые договоры;
- документы по начисления заработной платы.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Этот способ актуален в тех случаях, когда надо собрать сведения о периодах и местах трудоустройства за последние годы или за время ведения электронной трудовой книжки. Физическое лицо подает в территориальное отделение ПФР заявление, ответ на которое выдается в десятидневный срок. Итогом станет получение заявителем справки о трудовом стаже с выделением периодов работы и мест трудоустройства.
Восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, то есть получить ее дубликат, нельзя. Этот орган может только предоставить сведения о трудовом стаже, подтвердить временные рамки работы, уточнить наименования работодателей. На основании полученных из ПФР сведений можно делать запросы в архив, собирать справки и другие документы, по которым и будет оформлен дубликат работодателем.
Обращение в Пенсионный фонд
Работодатель оплачивает за каждого своего сотрудника страховые взносы, поэтому имеет право знать данные о его стаже. Данные заполняются в форму СЗВ-К.
Существует один метод восстановления трудовой книжки через Пенсионный фонд. Уполномоченное лицо на предприятии посылает запрос в Пенсионный фонд после заявления сотрудника о необходимости получить дубликат. В ответ приходят данные о трудовом стаже. Данный способ является самым надежным, так как каждый работодатель обязан посылать отчетность о трудовых договорах государству.
Данные предоставляются абсолютно бесплатно. Составляются они на основании персонифицированного учета, который предоставляется в Пенсионный фонд в обозначенное время. После подачи заявки ответ приходит в течение 10 дней.
Дубликат трудовой книжки по упрощенной форме
Утерянный документ часто восстанавливают с помощью упрощенной процедуры. Для этого нужно пойти в Пенсионный фонд и запросить справку об уплате обязательных страховых взносов. По закону ПФР не вправе отказать гражданину в предоставлении выписки.
Для оформления выписки понадобятся:
- СНИЛС;
- справка о доходах;
- трудовой контракт;
- зарплатные ведомости.
При подготовке дубликата ТК учитывают следующее:
- правильность информации;
- государственный язык;
- указание информации в хронологическом порядке;
- внесение сведений без сокращений, ошибок и зачеркиваний;
- наличие штампов.
Процедуру восстановления осуществить проще, если у владельца есть заверенная нотариусом ксерокопия ТК.
Полезно знать, что делать, если обращение в ПФ не дало нужных результатов. Такое бывает редко, однако и в этом учреждении могут быть не все данные о трудовой деятельности лица. Тогда владельцу ТК следует попробовать получить сведения с помощью государственного архива.
Для этого составляется и подается официальный запрос, на который сотрудники архива обязаны отреагировать. После рассмотрения заявления гражданину выдается выписка о всех местах работы и стаже. На основании этого документа можно оформить дубликат.
Если госучреждения игнорируют запросы физического лица, рекомендуется обращаться в суд. Необходимо составить иск о восстановлении факта осуществления трудовой деятельности и предоставить определенные документы. Суд будет подавать запросы во все инстанции для получения информации. Этот способ позволяет истцу использовать показания свидетелей и другие доказательства своего трудоустройства.
Как восстановить свое пенсионное удостоверение при его утере
Рассматриваемое удостоверение – это специальный документ, содержащий все основные сведения, касающиеся конкретного получателя выплат и подтверждающие присвоение социального статуса.
Потерянному документу, по счастью, нетрудно найти замену. Правда, классическую красную книжечку получить больше не удастся, так как теперь выдают справку. Последняя, впрочем, имеет совершенно равнозначную юридическую силу.
У многих пенсионеров отказ ПФР от привычных удостоверений вызвал недовольство. Между тем эта мера позволяет каждый год экономить немало средств, доселе расходовавшихся из бюджета на изготовление книжек, особой нужды в которых давно уже нет. Кстати, те, кто успел получить свидетельства на старых бланках, могут не тревожиться – менять их в будущем не придется.
Восстановление утерянных записей при смене нескольких работ
Восстановление утерянных записей при смене нескольких работ (на разных предприятиях) происходит немного в другом виде.
В раздел, отвечающий за сведения о текущей и прошлой работе, данные вносят таким образом:
- Записываются обобщенные данные относительно выработанного сотрудником стажа за период времени, в течение которого он трудился на других предприятиях, если для этого имеются какие-то подтверждающие документы. Полные наименования организаций, которые делали предыдущие записи, не вносят, ограничиваясь общим количеством стажа.
- Указывается подробная информация с текущего или последнего места трудоустройства расписывается по тому же принципу, который описан в подразделе выше.
Документы, которые должен предоставить трудящийся для возобновления стажа работы в других организациях, в обязательном порядке должны быть заверены.
Более того, в установленной инструкции поведения в подобных ситуациях прописано, что работодатель обязан оказывать содействие сотруднику в моментах, связанных с обретением требуемых подтверждающих документов с предыдущей работы.
Что делать, если предприятие ликвидировано?
Если предприятие ликвидировано, можно попробовать возобновить утерянные записи обратившись в Пенсионный фонд РФ, суд или государственный архив. Вся информация о когда-либо работавших на предприятиях сотрудниках должна систематически передаваться на хранение, поэтому возможность восстановить трудовую книжку велика.
- Процедура восстановления ТК через ПФР аналогична описанной в предыдущем разделе данной статьи.
- Чтобы запросить восстановление книжки через государственный архив, вам нужно незамедлительно наведаться лично в отделение и написать заявление с соответствующей просьбой. По окончании процесса обработки данных сотрудники организации сделают требуемые выписки из архивной информации и уже на ее основании составят справку, благодаря которой будет возможно подтвердить все утерянные записи о стаже работы на прошлых предприятиях. Проблемы могут возникнуть с записями, оформленными ранее или в период 90-х годов.
- Чтобы восстановить записи через судебный орган, вам следует направиться в отделение по месту жительства и написать там заявление для получения юридически значимых данных относительно утерянного стажа работы. Для этого заявитель обязан привести хотя бы нескольких свидетелей, подтверждающих, что они работали с истцом на одном предприятии и могут доказать это записью в трудовой книжке. Кроме этого, доказательными документами могут быть табуляграмма, договор трудоустройства и т. п.
Как ее заполнить данными
Трудовая книжка взамен утерянной может быть выдана только на основании заявления работника либо же акта, составленного комиссией о порче документа, ввиду чего на начальном этапе восстановления утраченных данных оформляются указанные документы. Следующим этапом является выписка дубликата в соответствии с нормами главы III ПП №225.
Однако даже при наличии всех приказов о приеме и увольнении от прежних работодателей во исполнение п.32 в дубликат вносится запись об общем стаже до поступления к нынешнему. При этом совокупная выслуга суммируется только исходя из представленных данных без указания наименования должностей и названий предприятий.
Следующая запись вноситься уже в соответствии с Инструкцией, то есть полностью с отражением номера приказа и проставлением мокрой печати. Также на титульной странице книги о труде проставляется штамп: «Дубликат».
Важно! Если утерян дубликат трудовой книжки, восстановление записей производиться в том же порядке, который описан выше. То есть все копии необходимо получить заново и обратиться за оформлением документа к последнему работодателю.