Какие документы выдавать работнику при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдавать работнику при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При окончании трудового договора работодатель должен не только провести расчет с увольняющимся сотрудником по выплатам, но и выдать документы, предусмотренные законодательством РФ при увольнении. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, а другие могут быть выданы по запросу работника.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Какие документы были выданы в 2022 году	Какие документы будут выдавать в 2023 году	Документ, утвердивший форму 2023 года	Что изменилось
Обязательно
Бумажная тетрадь для тех, кто сохранил бумажную версию	Бумажная рабочая тетрадь для сотрудников, которые ведут бумажную версию книжки	По существующей форме (фактически).	Без изменений
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н	Без изменений
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@	С 2023 года используется новая форма.
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)	Выдержка из EFS-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в пункте 1.	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года она стала частью единой формы ЭФС-1. По сути, он не изменился.
Выписка из СЗВ-М (последний месяц)	Выписка из персонифицированной информации о физических лицах	Утверждены приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ в приложении № 2.	Форма снова утверждена.
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Разные.	Без изменений
Платежная квитанция	Расчетный лист за последний месяц (или рабочий период месяца)	По форме утвержденной и заявленной в компании.	Без изменений
Трудовой сертификат на 2 года по форме 182н			Отменено с 2023 г
Справка о доходах на физическое лицо (бывшая Форма 2-НДФЛ, с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) Примечание. См раздел о запросе работника.			Выдается по запросу
По желанию работника
	Справка о доходах работников и НДФЛ по форме приложения 1 для расчета 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ)	Утвержден в составе 6-НДФЛ приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЭД-7-11/881@	Выдается надежно.
Справка о среднем заработке для службы занятости	Справка о среднем заработке для службы занятости	Форма аттестации утверждена региональными центрами занятости. По Москве: Приложение 1 к приказу ДЦЗН по городу Москве от 24.12.2018 № 1721	Без изменений
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	По формам, используемым в организации	Без изменений
Плюс
Выписка из формы ДСВ-3 за окончание квартала, переведенных вкладов в накопительную часть пенсии.	Выдержка из EFS-1. Абзац третий «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивается взнос работодателя»	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма ДСВ-3 включена в единую форму отчетности ЭФС-1, которая направляется в Соцфонд России

Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника

В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.

Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.

Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.

Выдача расчетного листка при увольнении

При увольнении работника необходимо выдать ему расчетный листок за период, за который производится окончательный расчет. Если увольнение происходит до официальной даты выплаты за прошлый месяц, то необходимо выдать расчетный листок за оба месяца.

В расчетном листке за текущий месяц должны быть учтены все начисления при увольнении, а итоговая сумма к выплате должна соответствовать сумме, которую вы перечислите работнику.

Законодательно не установлена форма расчетного листка, поэтому вы можете разработать и утвердить свою форму, которая обычно соответствует форме, используемой в учетной программе.

В день увольнения работник должен получить все оригиналы своих документов, которые были переданы работодателю, включая медицинскую книжку (даже если она была оплачена за счет работодателя), дипломы, свидетельства и др.

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

• трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
• справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
• справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника

Отдельно отметим отчёты, которые работодатель должен отправить в ИФНС и в СФР по факту увольнения работников и исполнителей по договорам ГПХ. Их немного, но опаздывать со сдачей нельзя. С 1 января 2023 года их перечень также претерпел значительные изменения:

Было до 2023 года	Стало с 01.01.2023 года	Получатель	Сроки
СЗВ-М	Персонифицированные сведения о физлицах	ИФНС	до 25 числа следующего за месяцем увольнения
СЗВ-ТД	Подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1	СФР	на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении
СЗВ-СТАЖ	Подраздел 1.2 отчёта ЕФС-1	СФР	в течение 3 рабочих дней после увольнения, если причина увольнения — выход на пенсию; во всех остальных случаях — до 25 января следующего года
РСВ (раздел 3)	РСВ (раздел 3)	ИФНС	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
4-ФСС	Раздел 2 отчёта ЕФС-1	СФР	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
ДСВ-3	Подраздел 3 отчёта ЕФС-1	СФР	для работника, за которого начислялись взносы по накопительной пенсии — до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения; по остальным работникам сдавать не нужно
6-НДФЛ	6-НДФЛ	ИФНС	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах)	приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах)	ИФНС	до 25 февраля следующего года

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Ответственность работодателя за невыдачу документов или их задержку

Отказ или нарушение установленных сроков для выдачи документов – игнорирование требований трудового законодательства и гарантированных прав рабочих.

При подтверждении фактов задержки выдачи документов, виновные должностные лица понесут административное наказание в виде штрафа. Одновременно и сама компания, выступающая юридическим лицом, может быть оштрафована. Если ранее за аналогичные нарушения собственника или руководителя уже привлекали к ответственности, сумма штрафа будет значительно больше.

Если речь идет о невыдаче вовремя трудовой книжки, работодателю придется:

• компенсировать средний заработок за все дни, пока не отдаст документы владельцу;
• в некоторых ситуациях возместить нанесенный моральный вред.

Чтобы этого не случилось, готовя приказ на увольнение, одновременно оформляют обязательные справки.

Остальные копии документов и справочная информация, касающаяся трудовой деятельности у работодателя, предоставляются по заявлению. Поэтому не стоит бояться, что все рабочее время придется тратить лишь на подготовку справок уволенным работникам.

Справка-расчет по страховым социальным взносам

Справка-расчет предназначена в фонд социального страхования. Ее функция состоит в том, чтобы эта организация выплачивала сотруднику пособие по нетрудоспособности после первых трех дней, когда эта обязанность лежит на работодателе.

Внимание

По желанию сотрудника организация может предоставить ему этот документ, если увольняющемуся требуется обратиться в ФСС за пособием.

Эта бумага включает:

• величину долга организации перед ФСС по взносам;
• размер взносов, предоставленных предприятием;
• сумма средств, полученных от территориальных органов ведомства с целью возмещения осуществленных расходов;
• и иную информацию.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Что будет работодателю, если не выдать справки

Невыдача работнику кадровых документов – это административное нарушение по статье 5.27 КоАП.

Смотрите размер штрафов в таблице.

	Первое нарушение	Повторное нарушение
Юрлица	от 30 000 до 50 000	от 50 000 до 70 000
ИП	от 1 000 до 5 000	от 10 000 до 20 000
Должностные лица	от 1 000 до 5 000	от 10 0000 до 20 000 или дисквалифиция на срок от 1 года до 3 лет

Перечень документов при увольнении в 2023 году

Какие документы персонифицированного учета нужно выдать сотруднику, прописано в пункте 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете в системах ОПС и ОСС.

Там идет речь о копиях сведений, которые работодатели сдают в СФР и ИФНС.

Кроме того, обязательства о выдаче документов сотрудникам, в том числе, при увольнении, прописаны в НК РФ и ТК РФ.

Сотруднику надо выдать такие документы:

• бумажную трудовую книжку, если она ведется, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
• выписка из подразделов 1.2 и 3 формы ЕФС-1;
• выписку из персонифицированных сведений о физлицах;
• расчетный листок.

Кроме того, по требованию надо выдать справку о доходах (бывшую 2-НДФЛ) и справку о среднем заработке для Центра занятости.

Перечень документов при увольнении сотрудников

Какие документы компании и ИП теперь должны выдавать своим сотрудникам в день увольнения — смотрите в таблице.

Если в ваших внутренних документах (например, правилах внутреннего трудового распорядка) содержится список документов при увольнении, не забудьте его обновить с 2023 года.

Выдавали в 2022 году	Выдаем с 2023 года	Основание
Всем работникам
Трудовая книжка (работникам с бумажной трудовой)	Трудовая книжка (работникам с бумажной трудовой)	Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ
Справка СТД-Р (работникам с электронной трудовой)	Справка СТД-Р (работникам с электронной трудовой)	Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ
Выписка из СЗВ-СТАЖ	Выписка из подраздела 1.2 отчета ЕФС-1	Подп. 3 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ
Выписка из раздела 3 РСВ	Выписка из раздела 3 РСВ	П. 8 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ
Выписка из СЗВ-М	Выписка из перссведений	П. 8 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ
Расчетный листок	Расчетный листок	Ст. 136 ТК РФ
Справка по форме № 182н	Справка по форме № 182н	Ч. 4 ст. 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н
Работникам с правом на досрочную пенсию
Выписка из СЗВ-СТАЖ	Выписка из подраздела 2 отчета ЕФС-1	Подп. 3 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ
Работникам, за которых перечисляли дополнительные пенсионные взносы
Выписка из ДСВ-3	Выписка из подраздела 3 отчета ЕФС-1	Подп. 6 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ

Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?

При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.

Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).

Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – ​не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Похожие записи:

• Алименты на ребёнка в 2023: сколько платят и как взыскать
• Пособия для беременных и родителей в 2023 году: полный список новых выплат
• Сколько пенсия по 3 группе инвалидности в 2023 году