Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инновации в выдаче расчетных листков – электронно и никаких штрафов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выдавать расчетные листки работодатель должен не реже одного раза в месяц и указывать в них все составные части заработка. Оформлять их при каждой выплате: и к авансу, и к окончательному расчету – работодатель может, но не обязан.
Порядок выдачи расчетного листка.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).
Когда выдавать расчетный листок
Расчетный листок следует выдавать при выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). В какой именно момент – законодательство не оговаривает, поэтому срок и порядок выдачи следует определить внутри организации самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте. Установление способа доведения до работника сведений в расчетном листке является прерогативой работодателя (апелляционное определение Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
При этом заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены.
На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных, Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения, т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
Порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы, они должны быть едины как для перечисления на банковские зарплатные карты, так и при выдаче наличными из кассы. При определении порядка выдачи расчетных листков следует помнить о том, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Расчетный листок в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)
По начислениям, удержаниям, выплатам, зарегистрированным в программе, можно сформировать расчетный листок, который составляется с помощью отчетов Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам (рис. 1). Отчеты отличаются выводом сведений для сотрудников, работающих в организации одновременно по основному месту работы и по внутреннему совместительству:
- в отчете Расчетный листок — выводится один общий расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями сотрудника по основному месту работы и по внутреннему совместительству (рис. 2);
- в отчете Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам — несколько расчетных листков: отдельный расчетный листок по основному месту работы и отдельный — по совместительству.
Форма расчетного листка по заработной плате
В 2013 году унифицированная форма документа была отменена. То есть организациям дали возможность самостоятельно разработать и утвердить свой вариант документа, который учитывает особенности и специфику деятельности конкретно их юридического лица.
Отмена стандартной формы не является основанием для отказа в выдаче квитка сотрудникам! Это прямое нарушение ст. 136 ТК РФ, за которое предусмотрена административная ответственность.
Утвердите индивидуальную форму бланка в учетной политике предприятия или отдельным приказом руководителя. Проследите, чтобы бланк содержал обязательную информацию:
- Наименование предприятия.
- Период (обычно равен календарному месяцу).
- Информация о работнике. Здесь пропишите должность, ФИО, подразделение и табельный номер сотрудника.
- Информация о расчетах. Удобнее всего представить виде таблицы, которую разделите на следующие части:
- доходы: здесь необходимо указать исчерпывающие сведения обо всех начисленных доходах работника (оклад, стимулирующие и компенсационные выплаты, пособия, отпускные, надбавки, совмещения и прочее);
- удержания: включите в эту часть таблицы НДФЛ, удержание по исполнительным листам, профсоюзные взносы, алименты, добровольные взносы в НПФ и прочее;
- выплаты: укажите даты и суммы перечислений, проведенных в конкретном периоде, авансы, компенсации на питание или сотовую связь, оплату больничного или отпускных в межрасчетный период;
- «Задолженность» или «К выплате»: итоговая табличная часть, в которой посчитана разница между начисленными доходами и произведенными выплатами.
Самостоятельно разрабатывая квиток, вы можете добавить иную информацию. Например, сведения о суммах вычетов по иждивенцам и не только.
Нужна ли для листов по заработной плате?
Выдавать расчетный листок работодателя обязывает ст.136 ТК РФ. Любой работник должен знать и понимать, как работодателем начисляется вознаграждение за проделанную работу. Как разобраться в расчетном листе?
Проверяя документацию юридического лица, трудовая инспекция может потребовать подтвердить факт выдачи расчетных листков подчиненным.
Зачастую работодатели заводят специальную книгу, где фиксируется получение расчетного листа сотрудником.
Именоваться такой сводный документ может ведомостью.
Ведение ведомости для регистрации листов не является обязательным требованием, но ее заполнение поможет в разрешении судебных споров, а также позволит избежать выставления штрафов.
Ведомость можно заменить журналом выдачи листов.
Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков
Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.
Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.
За нарушение действующего законодательства контролирующие органы выпишут штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Р азработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.
Как выглядит журнал регистрации выдачи «расчеток»
В связи с тем, что невыдача «расчеток» жестко карается законом, руководители и бухгалтеры стараются обезопасить себя от возможных правовых последствий: они ведут журнал учета расчетных листков по заработной плате, предназначенный для фиксации факта передачи этого документа работнику.
Законодательство не обязывает выдавать уведомления о зарплате под подпись сотрудника, соответственно, унифицированная форма журнала выдачи расчетных листов не существует. Но есть рекомендации практиков, как его составить в виде таблицы со следующими графами:
- порядковый номер сотрудника;
- Ф.И.О.;
- дата передачи «расчетки»;
- должность сотрудника;
- подпись.
В шапке журнала указывается наименование организации или предпринимателя и период, за который выдаются документы. Внизу учетный регистр заверяется подписью сотрудника, ответственного за их раздачу работникам.
Приказ об утверждении формы расчетного листка
Пример приказа об утверждении формы расчетного листка
Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.
В приказе должны быть отражены следующие сведения:
- Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
- Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
- Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
- Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
- Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
- Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
- Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
- Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
- Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.
Роструд России о практике применения расчетных листков
При выплате зарплаты работнику надо выдавать расчетный листок. При его потере сотрудник может обратиться за ним повторно. Работодатель должен выдать листок в течение трех рабочих дней после получения заявления.
На вопросы отвечает Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Нужно ли выдавать расчетный листок при выплате аванса?
Расчетный листок должен содержать все сведения, предусмотренные частью 1 статьи 136 ТК РФ. Его форма утверждается работодателем. При выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) отдельные ее составные части могут быть не определены. Поэтому расчетный листок не будет содержать исчерпывающую информацию о заработной плате.
Таким образом, расчетные листки выдаются при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда установлены все ее составляющие.
Работнику был выдан расчетный листок за февраль, но он его потерял и снова просит предоставить. Обязан ли работодатель повторно его выдавать?
Да, работодатель должен выдать листок повторно. Только теперь работнику нужно обратиться за его выдачей письменно. Это следует из статьи 62 ТК РФ.
Согласно ей, по заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой. К таким документам относится и копия расчетного листка.
Обратите внимание
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Предусмотрены ли какие-либо сроки для выдачи расчетного листка?
В соответствии со статьей 136 ТК РФ работодатель обязан извещать в письменной форме работников о составных частях заработной платы при ее выплате. Поэтому расчетные листки должны выдаваться в день выплаты (перечисления) зарплаты.
Если работник не обращается за выдачей расчетного листка, обязан ли работодатель его выдавать каждому работнику ежемесячно?
Выдача работникам расчетных листков является требованием трудового законодательства. Следовательно, это обязанность работодателя. Причем она не требует обращения самого работника. Таким образом, работодатель должен выдавать работникам учреждения расчетные листки вне зависимости от того, обращается ли сотрудник к нему с такой просьбой.
Можно ли не распечатывать расчетные листки, а высылать их в форме электронного документа (в формате Excel) каждому сотруднику на рабочую электронную почту? Вправе ли работодатель закрепить такой способ извещения во внутреннем акте (например, в положении об оплате труда)?
По моему мнению, нельзя. Трудовой кодекс РФ требует извещать работника о составных частях зарплаты и других сведениях, предусмотренных статьей 136 ТК РФ, в письменной форме. Из этого и следует исходить, определяя способ доведения до работника таких сведений.
Нужно ли вести журнал выдачи расчетных листков?
Порядок выдачи расчетных листков законодательством не определен. Поэтому работодатель может его установить в своем локальном акте. В частности, предусмотреть в нем использование журнала выдачи расчетных листков. Однако для учета листков можно использовать и иной документ.
Что такое расчетный листок
Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Форма расчетного листа
Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом, обычно, бухгалтером. Не допускается передача через другого человека, поскольку уровень Вашей зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению. Полученный нами расчетный листок будет выглядеть примерно так:
Рис. 1. Расчетный листок по зарплате расшифровка (образец)
Форма бланка может быть различной, поскольку она никак не установлена законодательно, но содержать он будет следующие разделы:
- Начислено;
- Удержано;
- Выплачено;
- К выплате (либо задолженность работодателя/работника).
Некоторые компании, особенно это актуально для крупных компаний, в бланке указывают коды выплат и удержаний. Получив такой закодированный расчетный листок по зарплате расшифровка кодов в нем ставит работника в тупик. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно и работодатель должен либо привести вместе с кодами в листке также и наименование начисления или удержания, либо ознакомить сотрудника с расшифровкой кодов, применяемых в организации.
Что такое расчетный листок
Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости выдачи расчетных листков .docСкачать образец ведомости выдачи расчетных листков .doc
Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.
Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.
Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.
Журнал регистрации выдачи расчетных листков по заработной плате
Трудовым законодательством за работодателем закреплен ряд обязательств: в частности, обязательное ведение расчетных листков с отражением данных о всех начислениях в течении месяца в пользу работника и о всех вычетах из общей суммы.
Но вот каким образом должны вручаться оговоренные листки труженикам и как можно зафиксировать их получение, законом не отрегулировано.
В силу ст.136 ТК РФ руководство компании обязано уведомлять каждого работника о следующих составляющих заработной платы, начисленной в течение месяца:
- размер оклада пропорционально к отработанным часам;
- доплаты и надбавки, если присутствуют вредные факторы на рабочем месте либо переработки в виде ночных или праздничных часов;
- размер удержаний НДФЛ или иных отчислений, к примеру, тех же алиментов;
- общая сумме, которая будет выдана.
При этом в указанной норме сказано, что форма расчетного листка в каждой компании утверждается дирекцией совместно с профсоюзным комитетом, что подразумевает произвольное составление листка с обязательным отражением вышеуказанных данных.
Также в Письме Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 указано, что листки должны выдаваться труженикам не позднее дня выдачи зарплаты, но вот сколько раз в месяц — дважды либо единожды в месяц — не оговорено, в связи с чем возможно листок оформлять только при перечислении заработной платы, а не аванса.
Конечно, в каждой учреждении нормы ст.136 ТК РФ бухгалтерия исполняет, то есть ежемесячно составляет расчетные листки и вручает работникам.
Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков
Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.
Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.
За нарушение действующего законодательства контролирующие органы могут выписать штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Поэтому разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.
Как оформить документ
Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).
Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.