Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об указании в кассовом чеке сведений о лице, которое произвело расчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация, когда сотрудник официально не трудоустроен, но работает на кассе — далеко не редкость. Если указать в чеке его ИНН и фамилию, то налоговая сможет найти это нарушение даже без визита в магазин. Ведь данные передаются в ОФД, а далее по цепочке в базу ФНС.
Что указывать в чеке, если кассир не трудоустроен?
Часто ИП указывают в качестве кассира только себя, так как работают за прилавком по очереди с наемными продавцами. Если проверка придет в день, когда самого предпринимателя нет в магазине, и чек инспектору выбьет нетрудоустроенный сотрудник — штрафа не избежать.
Помимо указанных выше санкций за нарушения в чеке, придется выплатить от 5 до 10 тысяч рублей за неоформленного сотрудника (п. 4 ст. 5.27 КоАП). А еще это может повлечь за собой начисление дополнительных штрафов за неуплату страховых взносов и налогов. Налоги могут пересчитать, плюс взыскать дополнительно до 20% от суммы недоимки, а штраф по страховым взносам может достигать 40% от суммы. Единственный способ избежать штрафа — официально принять на работу всех сотрудников и правильно указать их данные в кассе.
Как правильно пользоваться книжкой
Чековая книжка содержит несколько десятков абсолютно идентичных денежных чеков. При необходимости снять «наличку» сотрудник организации должен заполнить чек. При этом оставлять бланки незаполненными нельзя – их следует оформлять строго по порядку, расположенному в книжке.
Основную информацию можно вносить в чек как в офисе компании, так и в самом банке.
Подпись и печать на чеке нужно ставить только в присутствии банковского специалиста, который сверит их с имеющимися у него в распоряжении образцами подписи и печати представителя фирмы (при этом использование факсимильных подписей запрещено).
Если автограф не будет совпадать «один в один» или оттиск печати будет не слишком четким, придется заполнить новый чек и поставить подпись и штамп еще раз.
Деньги по чеку выдаются только представителю организации или доверенному лицу строго при наличии документа, удостоверяющего личность.
Кассовый аппарат в 2022-2022 году
Согласно 54-ФЗ в 2022-2022 годах все организации и ИП должны купить новые кассовые аппараты, тем самым перейти на новые правила торговли. Кассы осуществляют передачу сведений в налоговую службу через ОФД (Оператора фискальных данных). К ОФД должна быть подключена каждая онлайн-касса. По новой системе все обозначенные в кассовом аппарате торговые операции должны быть оправлены ОФД. Оператор фискальных данных сохраняет, обрабатывает и пересылает в ФНС все необходимые для контроля сведения. Кроме этого, ОФД отвечает за cохранение и отправку чеков в электронном виде. Онлайн-кассы выдают чеки нового образца. Теперь согласно закону электронный вариант чека высылается покупателю на телефон или почту.
Государству очень выгодно вводить кассовые аппараты. С их помощью оно надеется повысить собираемость налогов и исключить возможность образования теневой схемы торговли. Сведения обо всех организациях теперь находятся в одной базе. Представители ФНС будут реже проверять отдельные организации. Сокращение количества теневых схем и увеличение уровня прозрачности бизнеса создадут прекрасные условия для конкуренции.
Как пробивать чеки по онлайн-кассам: общие правила
В соответствии со ст. 4.7 Закона, в чеке должен быть 21 обязательный реквизит. Все кассовые программы отвечают этому требованию. Пользователю остается только правильно выполнить стартовые настройки. А именно указать:
- место расчета;
- режим налогообложения;
- Ф. И. О. кассира и другие данные.
Обязательная маркировка товаров
В 2018 году правительство нашей страны утвердило список определенной продукции, которая должна маркироваться начиная с 2019. Это значит, что все производимые изделия, попадающие в этот перечень, должны сопровождаться документацией, включающей в себя сведения о производителе, владельце, передвижениях ассортимента с точки изготовления в магазин. Вместе с тем, в этот же период времени начинается глобальный перевод отчетности по продажам в электронный вид.
Это новшество изменило требования к обязательным реквизитам кассового онлайн-чека ККМ. Результатом введения изменений должно стать повсеместное обозначение всей продукции, реализуемой в торговых точках нашей страны, специальными маркерами, а значит продажа какой-либо контрафактной продукции станет буквально невозможной. Проверить подлинность покупатель сможет самостоятельно с помощью простого смартфона и специального приложения. Соответственно, все изменения, происходящие в работе кассы, в том числе и информация, представленная в квитанциях, направлены на достижение поставленной правительством задачи.
Кто допускается к работе с кассовым аппаратом
К работе с ККТ допускаются только те сотрудники, которые соответствуют определенным критериям:
- Тщательно изучили правила работы с кассовым оборудованием. С точки зрения законодательства, правила эксплуатации не являются обязательными к исполнению, но имея определенные знания, кассир сможет использовать их в случае возникновения не предусмотренных новым законодательством ситуаций. Также изучение правил работы с онлайн-кассами потребуется тем, кто с таким оборудованием ранее еще не взаимодействовал.
- Несет материальную ответственность, что подтверждается подписанным сотрудником договором. Такой договор заключается при вступлении работника на должность. В противном случае он может позже отказаться его подписывать. В трудовом договоре работодатель может прописать пункт о необходимости заключения договора. Но, даже если нет договора о полной материальной ответственности, работодатель иногда вправе к ней привлечь сотрудника. Это возможно, если, например, компания понесла убытки по причине алкогольного или наркотического опьянения работника на момент исполнения им своих трудовых обязанностей.
- Изучили до мельчайших подробностей инструкции, прилагаемые к кассовому оборудованию. Работник должен знать, как работать с онлайн-кассой. От его действий зависит корректное оформление операций и правильное функционирование ККТ.
Обучим ваших сотрудников работе с онлайн-кассой. Оставьте заявку!
Помимо того, что работодатель предоставляет всю необходимую информацию, касающуюся работы с кассовым аппаратом, он может разработать и внедрить внутренние правила по его эксплуатации. К примеру, он имеет право ввести запреты на:
- любые вмешательства в функционирование оборудования;
- допуск третьих лиц к ремонту ККТ;
- самостоятельную чистку кассовой техники;
- нарушение целостности корпуса.
Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя
Обязанности кассира, связанные с расчетом покупателя при использовании ККТ, включают следующие действия:
- Определение суммы покупки или услуги согласно показаниям счетных устройств или ККТ. Кассир должен назвать эту сумму покупателю.
- Сотрудник получает информацию от клиента или покупателя о том, каким способом он произведет расчет (наличными или с помощью электронных средств платежа).
Если покупатель или клиент хочет произвести наличный расчет, кассиру необходимо получить от него деньги согласно названной сумме, следуя такому алгоритму:
- работник кассы называет точную сумму, берет деньги за услугу или товар, кладет их отдельно на виду у покупателя;
- кассир печатает чек;
- далее сотрудник называет сумму сдачи, выдает ее клиенту/покупателю (при этом сдача в виде монет и бумажных купюр, а также чек должны быть выданы одновременно).
Что кассир не должен делать во время работы
Сохранность товарно-материальных ценностей напрямую связана с работой с онлайн-кассой. Ввиду этого имеются ограничения относительно того, кто может допускаться в кассовую зону, а также действия кассира.
Итак, кассиру запрещено:
- Допускать к зоне функционирования кассового оборудования посторонних.
- Покидать ККТ, оставляя ее без сотрудников.
- Отлучаться, не производя перед этим пересчет в кассе наличных денег. Указанная операция производится только в присутствии лица, которые выполняет замещающие функции. Текущая информация вносится в журналы, предназначенные для учета движения денежных средств. Когда данные внесены, в журнале под итоговой суммой должны поставить свои подписи кассир и замещающий его сотрудник. Эта процедура является обязательной, даже если кассиру необходимо удалиться всего на несколько минут.
- Покидать зону работы кассы, не уведомляя об этом своего руководителя.
- Позволять проводить ремонтные работы с ККТ неустановленным лицам.
Применение чека коррекции
Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:
- Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
- Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
- Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира
В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:
- Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
- Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:
- «приход» при обнаружении излишков
- «расход» при обнаружении недостачи
К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.
Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.
Нужен ли журнал кассира-операциониста?
Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.
До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.
Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.
Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.
Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.
Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.
Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены
Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:
- Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
- Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
- Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
- Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)
Что такое признак способа расчетов
Этот реквизит не менее важен и должен обязательно присутствовать на фискальном чеке. Он может отражать несколько видов операций:
- Получение аванса представителем магазина за какой-либо товар с указанными характеристиками. Если чек распечатывается в бумажной форме, в нем указывается значение ПРЕДОПЛАТА 100%, в электронной форме для этой цели применяется код 1.
- Получение магазином частичного аванса за указанный товар. В этом случае в бумажном чеке должна отразиться надпись ПРЕДОПЛАТА, а в электронном – код 2.
- Если принимается аванс за неопределенный товар, характеристики которого неизвестны на момент оплаты, то в чеке следует указать значение АВАНС, в электронном виде для этой операции предусмотрен код 3.
- Если же в кассу вносится полная сумма за товар без авансов или предоплаты, то в распечатанной форме чека должен отразиться реквизит ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, а в электронной – код 4.
- В случае если покупатель приобретает товар в кредит и вносит часть суммы за него в кассу, то в качестве признака способа расчета будет значиться ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ. В электронной форме на чеке должен появиться код 5.
- Когда товар отпускается в кредит полностью, то в фискальном чеке будет указан реквизит ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ. В электронной форме этому варианту оплаты будет соответствовать код 6.
- Когда кассир получает оплату за ранее выданный кредит, то в чеке ему нужно будет указать ОПЛАТА КРЕДИТА, а в электронном документе код 7.
Рассматриваемый реквизит указывается в бумажной форме чека по желанию магазина. Это же правило действует и для электронных чеков. Исключением являются только схема, по которой в современных кассовых аппаратах реализована поддержка формата ФД. В версии 1.1 есть условие, что в фискальных чеках обязательно следует указывать реквизит «признак способа расчета».
Обязательные реквизиты квитанции
Распечатанный на кассе чек — это фискальный документ. Основная его задача — фискализировать финансовые сведения для дальнейшего использования в рамках официальной правительственной политики. Чтобы делать это эффективно, он должен содержать в себе огромное количество информации, в том числе:
- ИНН продавца.
- Название фирмы из свидетельства о регистрации.
- Порядковый номер квитанции.
- Должность лица, осуществившего продажу, и его смену.
- Номер кассы, которая выдала документ, а точнее, фискального накопителя.
- Полную стоимость покупки и способ ее оплаты.
- Дату и время совершения сделки.
- Признак фискального режима.
Обязательные реквизиты электронного чека незначительно отличаются от бумажного. Все представленные выше сведения тоже должны быть указаны. Дополнительно здесь прописывается адрес сайта оператора фискальных данных, который отвечает за обслуживание аппарата, номер версии ФФД, код формы документа.
Пример работы с онлайн-кассой
Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.
- Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
- Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
- Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
- Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
- Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
- После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
- Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
- К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.